Une journée bien spéciale

Le mercredi 24 avril prochain sera un jour vraiment spécial.

Quoi, vous ignorez ce qui se passera? Voyons, ce sera la journée du «  personnel administratif »!

Bon, prenez note (et veuillez recevoir l’expression de mes sentiments les meilleurs) que dans « mon » temps, cette journée importante entre toutes s’appelait la « journée des secrétaires ». C’était super, cette journée-là! ENFIN, notre patron devait être gentil (mais pour une journée seulement) et nous donner des fleurs (ou autre chose, comme un dîner au restaurant ou un cadeau, tout dépendant du patron et de son imagination…). Entre secrétaires, on se demandait bien ce qu’on allait recevoir cette année-là! Ah! C’était tout un événement!

Je rigole et j’exagère un peu, mais c’est vrai que c’était spécial. Les secrétaires étaient à l’honneur. De nos jours, ce n’est plus tout à fait la même chose, maintenant que cette fête englobe tout le personnel administratif. En ce qui me concerne, on ne me souligne même plus cette journée! (snif!)

Ah! Les choses ont bien changé pour les secrétaires depuis mes débuts! Pour le pire ou le meilleur? Le meilleur, bien sûr, et sans hésiter! Vive le progrès!

J’exerce le métier de secrétaire depuis que j’ai 18 ans. Il représente une partie de ce qui me définit en tant que personne, de femme, d’employée… et aussi d’auteure, car les expériences qu’il m’a fait vivre au fil des années m’ont apporté leur lot d’inspirations. Certes, ce métier m’aide à payer les comptes, mais il m’apporte aussi bien davantage.  

Petit retour dans le temps. Attendez, je syntonise le canal « passé » sur ma machine… Voilà :

(Et j’en profite pour vous signaler que oui, on est partis pour un gros billet, là, alors il est encore temps de faire une pause toilette avant de commencer pour de vrai! ....... D'accord, ça va?… On part!)

Lorsque j’ai débuté dans le domaine, après un DEP en secrétariat, petite jeune de 18 ans toute menue et naïve, j’ai été embauchée par un cabinet de comptables agréés. Immersion totale dans le monde réel, alors que les deux secrétaires et demie qui étaient là avant avaient quitté (je crois bien que je n’ai jamais su pourquoi d'ailleurs). Des heures, j’en ai fait. Du boulot, j’en ai mangé. Et j’ai adoré ça en plus!

Dès le départ, on m’a mise à l’accueil, avec entre autres la responsabilité de répondre au téléphone et aux clients qui se présentaient. Pour une fille gênée comme moi (Eh oui! À l’époque, j’étais très timide et peu à l’aise avec les gens), ça a représenté tout un défi! Bon, les tâches se sont ajoutées par la suite, c’est normal, c’est toujours comme ça que ça se passe dans le merveilleux monde des secrétaires. On appelle ça « autres tâches connexes » et ça englobe tout plein d’affaires, dont plusieurs tâches que personne d’autre ne veut accomplir, allant de "faire le café" à "prendre des rendez-vous pour la femme ou le fils de notre patron"… Et je passe vite sur les autres trucs comme "faire et apporter le café à son patron" (misère!) ou "faire comme si le patron n'était pas là ou était trop occupé pour parler au client"...

Dans ce temps-là, les ordinateurs commençaient à peine. Nous avions WordPerfect 5.1, toute une innovation à l’époque! Mais je devais aussi beaucoup travailler avec une dactylo électrique. Ah! Les fameux formulaires avec papier carbone! Celles qui ont connu cette réalité lèveront sûrement les yeux au plafond… Dans certains cas, des formulaires du gouvernement exigeaient qu’il n’y ait aucune faute de frappe sur le document, sinon il fallait tout recommencer… Que de plaisir! Ça prenait des doigts agiles et de la concentration.

À cette époque-là, une secrétaire, ça ne pensait pas trop. Ça tapait, généralement ce que ses employeurs lui demandaient de taper. Le gros défi consistait surtout à déchiffrer l’écriture des patrons. Et je peux vous certifier que les comptables, ça écrit presque aussi mal que les médecins! À force, j’ai développé un certain talent dans ce domaine. L’un de mes patrons aurait probablement aimé que je puisse prendre des notes en sténo, mais ce n’était plus la mode. Il me dictait plutôt des lettres sur un dictaphone (avec parfois de vieilles cassettes si usées que j’entendais à peine!). J’ai des souvenirs mémorables d’inventaires de pièces automobiles ou d’électroménagers (avec numéro de série et tout) qu’il me dictait là-dessus dans le but que je lui monte ensuite un tableau! Ce patron-là (plutôt acariâtre en général) m’aimait bien, car il n’y avait pour ainsi dire pas de fautes de français lorsque je lui rendais les lettres et documents et pour lui, le français, c’était hyper important. Selon ses propres dires, il n’avait pas souvent vu une telle qualité de français chez une « jeune » (Bon, laissez-moi m’enfler la tête un peu, tout de même, ça fait toujours du bien! Rire…)

En fait, dans ce temps-là, il était assez facile de quantifier le travail d’une secrétaire. On voyait les documents à taper, on pouvait mesurer les piles. C’est bien différent aujourd’hui! Dans mon cas, la majorité de ce qu’il y a à faire est soit dans ma tête, soit dans un fichier ou dans un courriel. On ne peut plus se fier aux piles sur le bureau, ce n’est plus vraiment représentatif. Aussi, les secrétaires d’avant étaient assez interchangeables. Ça ne prenait pas toujours la tête à Papineau, de taper des documents, n’importe laquelle pouvait faire ça. Tandis qu’aujourd’hui, c’est beaucoup moins évident!

Au fil de toutes ces (nombreuses) années, j’ai vu bien des changements survenir. L’arrivée de Word et d’Excel, entre autres (quel avènement!). Au début, j’ai détesté la souris, bien moins rapide que les « shift + F7 » pour imprimer (dans ce temps-là, il fallait connaître les codes de fonction par cœur!). En fait, je détestais Word tout court. Puis je l’ai apprivoisé peu à peu. Et aujourd’hui, je l’adore et je ne reviendrais jamais en arrière, jamais!

J’ai appris sur le tas à utiliser toutes sortes de logiciels, des bons comme des mauvais. Être secrétaire, c’est avant tout savoir s’adapter. À son patron (manies, habitudes, mauvais plis), à son environnement, aux exigences de l’emploi, au système de classement en place, aux procédures implantées par les autres secrétaires avant, aux logiciels, à l’humeur et aux manières des clients… Tout cela, on ne nous l’apprend pas l’école. Le métier nous l’apprend. On doit toujours s’adapter, c’est comme ça. Ça doit nous aider à rester jeune d’esprit, je suppose!

Au fil des ans, j’ai connu plusieurs secrétaires, de tous les genres. Celles qui exécutent sans se poser de questions et sans trop s’investir. Celles qui exécutent, mais réfléchissent aussi et tentent d’améliorer les choses. Celles qui sont bonnes en français… ou plutôt moyennes. Celles qui ont une attitude positive ou qui dénigrent le patron dans son dos et se plaignent de tout.

Il y a aussi celles (mais elles sont rares, désolée si j’ai l’air de me vanter) qui ne font pas qu’exécuter, mais qui réfléchissent, proposent, prennent en charge et mènent à terme les dossiers, le tout dans un format et un français quasi impeccable (la perfection n’étant pas de ce monde)… au grand bonheur de leur patron, qui en voit ainsi sa tâche simplifiée. C’est ce que je peux être à présent, enfin c’est ce que je suis devenue dans le poste actuel que j’occupe depuis plus de 4 ans. Un poste où mon patron me laisse les coudées franches et beaucoup de latitude et où il s’attend de moi à ce que je le libère des broutilles qui ne requièrent pas vraiment son attention. Un poste où j’ai le droit de parole, où on sollicite mon avis et où on ne me rabaisse jamais à mon « rang de secrétaire ».

Petite parenthèse ici à propos du merveilleux monde des comptables (et des avocats et des notaires, je suppose, englobons ici la majorité des métiers dits « de professionnels », sans vouloir trop généraliser, car il y a certainement des exceptions). J’ai eu la chance d’œuvrer dans deux petits cabinets comptables, dans des villes d’envergure moyenne, ce qui fait que je n’ai pas tellement senti de dénigrement face à ma profession, ou si peu. Mais dans bien des milieux et dans la tête de certaines personnes, il y a une nette distinction à faire entre une « secrétaire » et quelqu’un qui a « un BAC et un titre professionnel ». On ne mélange pas les torchons et les serviettes, ça non! Certains cabinets (à Montréal principalement) verraient même d’un très mauvais œil que tout ce beau monde se côtoie à l’heure du dîner. Image oblige. Désolée, mais j’ai toujours trouvé ça ridicule, voire même offensant! J’ai d’excellent souvenirs de mes dîners avec mes collègues et parfois même mes patrons, où nous avions bien du plaisir à échanger à propos de la vie, de nos bons et mauvais coups et anecdotes comiques… Bon, fin de la parenthèse.

Il y a un monde de différence entre ce qu’on demandait à une secrétaire dans le bon vieux temps et ce qu’on exige d’elle aujourd’hui. Alors qu’à l’époque, la rapidité du doigté était l’un des critères principaux à l’embauche, de même qu’un français impeccable (autant que possible), aujourd’hui, on demande à la secrétaire (si je me base sur mon expérience) d’être bien davantage. La rapidité du doigté est encore importante, mais moins évaluée en embauche et peu valorisée. On regarde surtout le français, la maîtrise des logiciels et la capacité de travailler sous pression et d’organiser son temps et son espace de travail. Et en prime, on permet à la secrétaire d’être intelligente, de gérer, d’établir des procédures, de proposer des améliorations. Elle répond par elle-même aux gens par le biais de courriels, alors qu’avant, seules les lettres (signées et dûment approuvées par le patron intelligent) étaient utilisées. D’où une plus grande proximité, bien souvent, avec les clients. Son patron, s’il est lui-même intelligent (petite blague ici), veillera à la traiter en adjointe et non en simple secrétaire exécutante. Il obtiendra alors bien davantage. Et pourra vaquer à des occupations plus dignes de son intérêt, plutôt que des tâches dites « cléricales » (je sais, ce n’est pas le bon terme à utiliser, mais il est couramment employé au quotidien).

Bon, je décris peut-être là une situation particulière, que moi et peu de mes semblables sommes chanceuses de vivre. Peut-être existe-t-il encore beaucoup de secrétaires qui doivent se cantonner à un rôle d’exécutantes. Tout dépend aussi de l’ouverture du ou des patrons. Certains seront peut-être tentés de conserver les bonnes vieilles manières du bon vieux temps, dépassées à mon avis, avec l’avènement de l’ordinateur, les médias sociaux, Internet, les courriels… Désolée, mais les secrétaires d’aujourd’hui ne se liment pas les ongles, ne servent pas le café et ne s’assoient pas sur les genoux de leurs patrons pour prendre en sténo!

 

Une chose n’a pas changé, ou à tout le moins elle ne le devrait pas, à mon avis : la rigueur. Une secrétaire se doit d’être rigoureuse… même si, pour cela, elle doit parfois ramener son patron à l’ordre! Je ne me gêne plus pour le faire, d’ailleurs. J’ai assez de métier dans le corps pour savoir ce qui doit être fait. Disons que je suggère. Et le patron dispose. À lui de décider, car c’est son rôle, mais le rôle de la secrétaire est aussi (lorsque son cadre d’emploi le lui permet, bien sûr) d’accompagner son employeur au mieux de sa connaissance. Plus facile à faire dans un contexte où les égos sont bien équilibrés et sains d’esprit, me direz-vous. En effet!

Autre qualité utile à une secrétaire : l’humilité. Elle doit savoir quand il est temps de s’éclipser pour que la lumière puisse rejaillir sur son patron. Et ce n’est pas une honte, ce n’est pas mal, c’est ainsi que ça doit être. Après tout, le patron écope habituellement bien plus que la secrétaire en cas de situation critique. À moins que, comme l’un de mes anciens patrons, il ne s’en sorte en accusant sa secrétaire de ses propres erreurs… (grimace). Heureusement, mon patron actuel n’est pas du tout comme ça!

J’adore mon métier. J’étais toute jeune lorsque je l’ai choisi et je n’ai jamais regretté mon choix. J’aime taper à toute vitesse, j’aime créer des œuvres d’art en partant d’un brouillon et en terminant avec un document conforme et agréable à regarder. J’adore corriger des fautes d’orthographe, fouiller dans mon « Français au bureau » ou mon dictionnaire pour en dénicher davantage. J’adore créer de nouveaux formulaires que d’autres utiliseront, rédiger des lettres de deux pages à partir de trois mots lancés au vol par mon patron, fouiller dans des dossiers pour dénicher des informations…

Certains voient le métier de secrétaire comme une sous-classe, un métier ennuyant, peu valorisant, peu valorisé. À ceux-là, je dis qu’ils ne savent pas de quoi ils parlent. Bon, c’est peut-être vrai pour certaines secrétaires, je ne sais pas, je ne suis pas dans leur peau. En ce qui me concerne, je crois que je suis très utile à bien des gens. Sans moi et mes consoeurs, des dossiers se perdraient et les documents sortiraient probablement avec des fautes et une mise en page plutôt boiteuse. Mauvais pour l’image de l’employeur, ça! Dans le merveilleux monde d’aujourd’hui, l’image, c’est primordial.

Alors, moi je dis : derrière toute entreprise prestigieuse, derrière tout patron efficace… il y a sûrement une ou des secrétaires consciencieuses qui travaillent dans l’ombre!

Voilà, j’espère que ceux qui ont décidé de lire ce billet jusqu’au bout (j’aurais peut-être dû vous dire de prendre du popcorn ou des chips) ont apprécié leur incursion dans la réalité de la secrétaire d’antan et d’aujourd’hui!

Et, Mesdames (et Messieurs? C’est plutôt rare, ça!) : Une très belle « journée des secrétaires »… et d’accord, du personnel administratif aussi… à vous toutes!